Aufbauseminar

PROFESSIONELLE ANGEBOTSERSTELLUNG

besser wär, wenn´s besser wär!

Um Erfolg bei Ausschreibungen zu haben reicht es nicht aus Angebote vergaberechtlich fehlerfrei zu erstellen. Sie müssen überzeugen und begeistern.

Lernen Sie, wie man Angebote auf die Bedürfnisse öffentlicher Auftraggeber optimiert und verbessern Ihre Erfolgschancen.

Außerdem zeigen wir Ihnen Methoden um Angebote schneller zu erstellen und die Prozesskosten zu optimieren.

In unseren Grundseminaren wurden wir immer wieder gefragt: „Wie sieht das ideale Angebot aus?“. Oft hatten wir den Eindruck, dass die Bieter sich Standards oder Blaupausen wünschten.

Aber es gibt keine universelle Vorlage für ein erfolgreiches Angebot! Jedoch gibt es erkennbare Muster, wie erfolglose Angebote in Unternehmen erstellt werden.

  • Die Verkäufer sind darauf bedacht, ihr Produkt bestmöglich zu präsentieren, sie wissen aber nur wenig über die Rahmenbedingungen, in denen sich der öffentliche Auftraggeber bewegt, kennen seine aktuellen Probleme kaum und beschäftigen sich nur selten mit den Zielen, die der Auftraggeber mit seiner Ausschreibung erreichen möchte. 
  • Überlegungen zur Form des Angebotes begrenzen sich manchmal auf die Frage „Legen wir ein oder fünf Kilo Prospekte bei?“
  • Bieter gehen – richtigerweise -davon aus, dass es sich bei Ausschreibungen um ein formalisiertes Verfahren handelt und versuchen dieses bestmöglich einzuhalten. Dann hört das Denken auf! Kaum jemand sinnt über Möglichkeiten nach, sich innerhalb des Verfahrens kreativ abzuheben, dafür zu sorgen, dass sich das eigene Angebot vom Wettbewerb unterscheidet.
  • In vielen Firmen sind zwar weitreichende Controlling-Mechanismen installiert (die sich im Angebotsprozess nicht selten als Bremser aufweisen), aber es fehlt Transparenz und Zahlenmaterial darüber, welche Prozesskosten die Erstellung eines Angebotes verursachen.
  • Es gibt in den Unternehmen keine Kriterien und/oder keinen definierten Prozess um Vergaben zu qualifizieren, also erfolgversprechende Ausschreibungen von denen zu trennen, bei denen man nur wenig Chancen hat. In Folge werden zu viele, teure Angebote für Ausschreibungen erstellt, bei denen die Gewinnchancen gering sind.
  • Das Angebot wird erst kurz vor Ablauf der Angebotsfrist halbwegs fertig.

Aber es geht auch besser. Wir zeigen Ihnen, worauf es bei der Angebotserstellung ankommt, was öffentliche Auftraggeber schätzen und wie Sie in Ihrem Hause ein agiles Projektmanagement einrichten können, um immer rechtzeitig fertig zu sein.

Am 8./9. November 2018 findet unser 2-tägiges Aufbauseminar PROFESSIONELLE ANGEBOTSERSTELLUNG wieder Im Resort-Schwielowsee bei Potsdam statt. Im Preis von 980,- Euro ist die Übernachtung inbegriffen.

Möchten Sie, dass Ihre Bid-Rate 2018 steigt?

Dann melden Sie sich noch heute an und verbessern Ihren Erfolg bei Ausschreibungen!

Aufbauseminar

  • warum man am Seminar teilnehmen sollte
    Das 2-tägige Grundseminar vermittelt den Teilnehmern einen Schnellüberblick über die wesentlichen vergaberechtlichen und praxisrelevanten Aspekte eines Vergabeverfahrens. Auf die Praxis übertragen werden sich damit schnell erste Erfolge einstellen. Einige Themen erfordern jedoch eine intensivere Beschäftigung um richtig erfolgreich zu sein. Andere kommen durch das sich ständig ändernde Vergaberecht hinzu.

    Darüber hinaus möchten wir die Teilnehmer mit interessanten Beiträgen inspirieren, mal die Perspektive zu wechseln, quer zu denken und Neues zu wagen, denn auch bei der Akquise mit öffentlichen Auftraggebern sind oftmals kreative Lösungen gesucht. Vor allem aber gilt es, sich vom Wettbewerb zu unterscheiden, das Besondere der eigenen Lösung im Vergabeverfahren bedarfsgenau zu präsentieren.
  • Ziele und Inhalte des Seminars
    Ziel des Aufbauseminars ist die Vertiefung und Erweiterung der bestehenden Kenntnisse im Bereich der Akquise öffentlicher Aufträge.
    Hierzu wird ein Raum geschaffen, der inhaltlich folgenden "Containern" besteht:
    • über aktuelle vergaberechtliche Entwicklungen
    • ein Hauptthema
    • mehrere Schwerpunktthemen, welche von den Teilnehmern selber ausgewählt werden können
    • Erfahrungsaustausch

    Daraus resultiert, dass die Aufbauseminare, welche in der Regel 1x jährlich im Herbst stattfinden, jährlich wechselnde Themen haben.

    In diesem Jahr soll sich alles darum drehen, was ein gutes Angebot ausmacht. Daher wird das Hauptthema PROFESSIONELLE ANGEBOTSERSTELLUNG lauten, welches mit weiteren Modulen nach den Wünschen der Teilnehmer kombiniert wird.

    Hier sehen Sie die geplanten Themen und können selber Vorschlägen für das kommende Aufbauseminar einreichen und darüber abstimmen:

mögliche Module im Aufbauseminar

Auf Wunsch mehrerer Teilnehmer können auch 2-3 zusätzliche Themen in das Seminar integriert, oder im Einzelgespräch erörtert werden.

Eine mögliche thematische Auswahl sehen Sie unten. Falls Sie sich für ein Seminar angemeldet haben, teilen Sie uns bitte mit, welche Themen für sie wichtig sind. Die finale Abstimmung erfolgt dann mit den angemeldeten Teilnehmern einige Wochen vor dem Workshop.

Zur Erläuterung der Inhalte klicken Sie bitte links auf das Plus-Zeichen beim jeweiligen Thema.

professionelle Angebotserstellung

Ausschreibungen sind formale Verfahren, in welchen den Bietern durch vorgeschriebene Prozesse wenig Spielraum bleibt. Daher neigen Bieter oft dazu, ihre Angebote auch als rein formale Prozesse anzusehen, machen brav alle Eintragungen und überlegen sich bestenfalls ob sie 2 oder 4 kg Prospektmaterial beilegen.
Aber kann man so gewinnen? Führt nicht gerade dieser enge Spielraum, dessen Ziel es ist, vergleichbare Angebote zu erhalten, zum Verlust der Einzigartigkeit? Sie sind nicht irgendein Anbieter! Ihr Produkt ist einzigartig! Und genau das sollen und müssen die Entscheider in den Beschaffungsstellen erkennen, damit sie sich für Sie entscheiden.
Wir wollen uns daher in einer Kurzform des Intensivseminars "professionelle Angebotserstellung" damit beschäftigen wie man Angebote optimal schreibt um den öffentlichen Auftraggeber für sich zu begeistern.

Die professionelle Angebotserstellung wird das Hauptthema des Aufbauworkshops 2016 sein. Dabei handelt es sich um eine Kurzform (ca. 8 Std.) des 2-tägigen Spezialseminars. Die Teilnehmer können durch Wahl der entsprechenden Zusatz-Module den Workshop an ihre konkreten Bedürfnisse anpassen.

Umgang mit elektronischen Vergabeplattformen (E-Vergabe)

Mit dem ab April 2016 gültigem neuen Vergaberecht wird die sogenannte E-Vergabe zur Pflicht für Ausschreibungen oberhalb des Schwellenwertes. Es existiert jedoch keine einheitliche E-Vergabe-Plattform der öffentlichen Hand. Vielmehr haben verschiedene Hersteller ihre eigenen Lösungen entwickelt und versuchen diese bei den öffentlichen Auftraggebern zu platzieren.
Neben all den bürokratischen Hürden und kaum zu verstehenden Vorschriften müssen sich Bieter zukünftig bei der Abgabe von Angeboten auch noch mit einem Dutzend unterschiedlicher Softwareprodukte und verschiedenen Authentifizierungen herumschlagen.
In diesem Workshop-Modul wollen wir Hinweise auf die wichtigsten Plattformen mit deren Besonderheiten geben und Erfahrungen austauschen. Auch soll diskutiert werden, welche Möglichkeiten es gibt, seinem Angebot trotz E-Vergabe die nötige Individualität zu geben.

Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)

Ebenfalls mit dem neuen Vergaberecht wurde im April 2016 die Einheitliche Europäische Eigenerklärung, kurz EEE, eingeführt. Mit ihr soll der Bieter seine Eignung dokumentieren. Ist sie einmal erstellt und in einer öffentlichen Datenbank hinterlegt, so reicht bei der Verweis darauf bei allen zukünftigen Ausschreibungen als Nachweis der Bietereignung aus.
Damit könnten die Bieter sich viel Arbeit ersparen. Auch soll sie, wie der Name schon sagt, europaweit und für alle Arten von Ausschreibungen gelten. Ein Formular, mit welchem alle nur erdenklichen Fälle abgebildet werden, kann logischerweise nicht einfach sein.
Wir wollen Ihnen im Workshop die Funktionalität der EEE erläutern, Vor- und Nachteile im Verhältnis zum Aufwand betrachten und den Umgang mit EEE trainieren.

Kriterium: Lebenszykluskosten

Obwohl bereits die Regelungen im bisherigen Vergaberecht eindeutig vorschrieben, dass der Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot und nicht auf das Billigste zu erteilen ist, machten es sich viele Auftraggeber in der Vergangenheit sehr einfach, indem sie lediglich den Preis als einziges Zuschlagskriterium festlegten.
Die soll jetzt anders werden. Mit dem neuen Vergaberecht halten die sogenannten Lebenszykluskosten Einzug in das Vergaberecht. Insbesondere für Ausschreibungen über Fahrzeuge und energieverbrauchsrelevante Leistungen wird deren Anwendung vorgeschrieben.
Aber was wird dort gemessen? Wie sehen die Kriterien genau aus? Nach welchen Methoden berechnen sich die Lebenszykluskosten?
Wir wollen im Workshop einige Rechenmodelle ansehen, damit Sie als Bieter lernen die Vorteile Ihrer umweltfreundlichen Produkte erfolgreich darzustellen.

Vergabeart: Wettbewerblicher Dialog

Im Jahre 2005 wurde mit dem wettbewerblichen Dialog eine neue Vergabeart eingeführt, die sich grundlegend von den klassischen Ausschreibungen unterscheidet. Obwohl das Dialogverfahren, mit seinem objektorientierten Ansatz, zahlreiche Vorteile gegenüber subjektorientierten Vergabeverfahren aufweist, wird es auch nach mehr als 10 Jahren in der Praxis selten eingesetzt. Bei vielen öffentlichen Auftraggebern ist es nach wie vor unbekannt, oder es herrschen falsche Vorstellungen und unbegründete Ängste.
Hat der öffentliche Auftraggeber sich jedoch für die Durchführung eines wettbewerblichen Dialogs entschieden, so sind die Bieter als Teilnehmer des Verfahrens in der Regel unwissend und frei von Erfahrungen.
Wir haben bereits mehr als zehn wettbewerbliche Dialoge geplant und durchgeführt. Daher können wir Ihnen im Workshop erläutern worauf es für Sie als Bieter ankommt, welche Fettnäpfchen Sie vermeiden sollten und wie es Ihnen gelingt, ein auf die Bedürfnisse des Auftraggebers maßgeschneidertes Angebot agil im vorgegebenen Zeitrahmen zu erstellen.

neue Vergabeart: Innovationspartnerschaft

Mit dem seit April 2016 gültigen neuem Vergaberecht wurde auch eine neue Vergabeart eingeführt, die Innovationspartnerschaft. Sie ist ein Verfahren zur Entwicklung innovativer, noch nicht auf dem Markt verfügbarer Liefer-, Bau- oder Dienstleistungen und zum anschließenden Erwerb der daraus hervorgehenden Leistungen.
Hier geht es also nicht nur um Erfindungen im Sinne von Maschinen. Die Definition ist wesentlich weiter gefasst und beinhaltet grundsätzlich alle Arten von öffentlichen Aufträgen, falls diese Leistungen beinhaltet, die auf dem Markt nicht angeboten werden. Bedenkt man die Vielzahl der Aufgaben, welche von der öffentlichen Verwaltung wahrgenommen werden und die damit verbundenen aktuellen Probleme, so bieten auch Dienstleistungen, vor allem wenn diese mit Prozessoptimierungen verbunden sind, ein großes Potential für Innovationspartnerschaften.
Welche Chancen es für Ihr innovatives Produkt gibt, dieses im Rahmen einer Innovationspartnerschaft bei öffentlichen Auftraggebern zu platzieren werden wir im Workshop intensiv diskutieren.

Auftragsvergabe im Zusammenhang mit Flüchtlingen

Im Rahmen der Flüchtlingsproblematik mussten die Gebietskörperschaften im Herbst 2015 unter hohem Zeitdruck zahlreiche Aufträge vergeben. Die strengen Regeln des Vergaberechts waren hier zunächst hinderlich, weshalb die meisten Aufträge mit der Begründung der Dringlichkeit schnellst- und bestmöglich vergeben wurden. Da dies kein vergaberechtlicher Dauerzustand werden sollte, hat die Regierung einige Zeit später Ausnahmeregeln für Auftragsvergaben aufgestellt, die im Zusammenhang mit Flüchtlingen stehen.
Wie diese genau aussehen und wie Sie sich als Anbieter von Dienstleistungen, Unterkünften, Möbeln etc. am besten darauf einstellen, kann in diesem Modul diskutiert werden.

Qualifizierung von Ausschreibungen

Ausschreibungen haben grundsätzlich eine Frist, bis zu welcher die Angebote abgegeben werden müssen. Diese ist meist nicht üppig bemessen. Also heißt es 1. die Bekanntmachung einer Ausschreibung muss schnellstmöglich gefunden werden und 2. keine Zeit verlieren.
Aber halt! Macht es wirklich Sinn sich sofort auf jede Ausschreibung zu stürzen? Reicht Ihnen der Text in der Bekanntmachung um genau zu wissen "diese Ausschreibung ist für mich gemacht"? Wie erkenne ich, ob diese nur "pro-forma" veröffentlicht wurde, aber im Hintergrund der zukünftige Sieger schon gekürt wurde? Macht es überhaupt Sinn, Kosten und Zeit aufzuwenden um die Unterlagen anzufordern und durchzuarbeiten?
Steigern Sie Ihre Bid-Rate, indem Sie nur an Ausschreibungen teilnehmen, bei denen Sie auch eine gute Chance haben zu gewinnen! In diesem Modul des Workshops werden wir gemeinsam Strategien erarbeiten, wie Sie Ausschreibungen für Ihr Unternehmen qualifizieren können. Legen Sie auf der Suche nach geeigneten Ausschreibungen Ihr Schrotgewehr auf die Seite und benutzen zukünftig eine Flinte mit Zielfernrohr.

Bid-Management

Schlechte Erfolge bei Ausschreibungen lassen sich immer leicht begründen, indem man dafür die ausschreibende Stelle verantwortlich macht. Unsere Erfahrungen zeigen jedoch, dass, wenn man mit einem Finger auf den öffentlichen Auftraggeber zeigt, man gleichzeitig mit 4 Fingern auf sich selber zeigt.
Zugegeben, die Beschaffungsstellen machen vieles nicht optimal oder sogar falsch. Aber viele Fehler passieren auch auf Seite der Bieter. Meist sind mangelnde Kenntnisse und Erfahrungen, Umgang mit dem Zeitdruck, fehlende Abstimmung sowie unterschiedliche Vorstellungen zwischen Vertriebsinnendienst, Außendienstmitarbeiter, Techniker und Vorgesetzten vor allem aber fehlendes Wissen über den Auftraggeber und die Hintergründe der Ausschreibung verantwortlich.
Wenn Sie regelmässig an Ausschreibungen teilnehmen und Ihr Ergebnis optimieren möchten, sollten Sie sich einmal Zeit für eine kritische Inventur Ihres Bid-Managements nehmen.

Geschäftsfeldentwicklung

Sie haben sich entschlossen, einen Teil Ihres Umsatzes zukünftig mit öffentlichen Aufträgen zu generieren? Prima, jetzt fehlen nur noch die passenden Ausschreibungen.
Was aber, wenn Ihr Produkt oder Leistung so innovativ ist, dass der öffentliche Auftraggeber noch garnicht weiß, dass er damit ein Teil seiner Probleme lösen könnte? Was, wenn er nicht weiß, dass er überhaupt ein Problem hat? Was, wenn es für Ihr Angebot noch gar keinen öffentlichen Markt gibt?
Nun, dann schaffen Sie sich den Markt selbst und generieren vielleicht nebenbei sogar ein Alleinstellungsmerkmal! "Geht nicht!" meinen Sie? Geht doch! Wir zeigen Ihnen wie. Einzige Voraussetzung: erwarten Sie keine kurzfristigen Erfolge in 3 Monaten!

Profiling öffentlicher Auftraggeber

Nach unseren Erfahrungen wissen Bieter meist alles über ihr Produkt, aber nur wenig oder nichts über den öffentlichen Auftraggeber, für den sie ein Angebot schreiben! Niemand, der Karriere machen möchte und sich auf eine neue Stelle bewirbt, würde je derart uninformiert seinem potentiell neuem Arbeitgeber gegenüberstehen.
In der Tat sind Unwissenheit über den öffentlichen Auftraggeber, ja sogar über den öffentlichen Dienst als Solches bei Bietern an der Tagesordnung. Kaum ein Bieter kennt die Hintergründe der Ausschreibung, die Zielsetzung und Entscheidungsstrukturen innerhalb der konkreten Behörde. Nur selten sind den Bietern die Konsequenzen aus den unterschiedlichen Anforderungen, Finanzierungsquellen und aktuellen Schmerzen der verschiedenen öffentlichen Sektoren (z.B. Kommunen, Krankenhäuser, Universitäten etc.) bekannt.
Kein Zahnarzt käme auf die Idee bei seinen Patienten auf Verdacht in irgendeinen Zahn zu bohren. Er fertigt zunächst ein Röntgenbild an um genau zu erkennen, woher der Schmerz kommt. Auch Sie sollten Ihren öffentlichen Auftraggeber besser durchleuchten, um seinen Schmerz zu lokalisieren.
Durch unsere Zusammenarbeit mit professionellen Profilern, die von der Polizei bei Geiselnahmen und Entführungen hinzugezogen werden, haben wir von ihren Methoden gelernt und ein eigenes Konzept für das Profiling öffentlicher Auftraggeber entwickelt.

 

Termine Aufbauseminar

jetzt Restplätze sichern und 30% sparen

In unserem Seminar am 24./25. September im idyllischen Moselschlösschen in Traben-Trarbach sind noch Restplätze frei.

Bei Buchungen vom 17. bis 20. September belohnen wir Ihre Spontanität mit 30 % Rabatt

Unser Versprechen

kleine Seminare

Wir möchten einen maximalen Lernerfolg, bei welchem jeder Teilnehmer genug Zeit und Raum hat seine Fragen einzubringen. Daher ist die Teilnehmerzahl in allen unseren Seminaren auf maximal 12 Personen begrenzt.

Seminardokumentation

Alle Teilnehmer erhalten ein umfangreiche Seminardokumentation in gedruckter Form, die auf Wunsch auch elektronisch (pdf) ausgehändigt wird.

Geld zurück Garantie

Wenn Sie unser Seminar besucht haben und der Meinung sind, nichts Neues gelernt zu haben und sich Ihre Teilnahmegebühren nicht innerhalb eines Jahres amortisiert haben, so erstatten wir Ihnen diese zurück. Voraussetzung ist lediglich, dass Sie uns dies glaubhaft versichern und auch tatsächlich als Bieter an Ausschreibungen teilgenommen haben. (Übernachtungskosten sind von der Erstattung ausgenommen)

Nachbetreuung

Alle Teilnehmer können sich nach dem Seminar mit ihren Fragen jederzeit an monatele wenden. Wir werden Ihnen - soweit es in einem Telefonat oder per Email möglich ist - ohne Berechnung von Kosten weiterhelfen.

Coaching

Sie möchten an einer Ausschreibung teilnehmen und haben mehr als nur 2-3 kleine Fragen? Sie brauchen aktive Unterstützung und/oder Coaching? Kein Problem! Kontaktieren Sie uns möglichst frühzeitig, damit wir gemeinsam besprechen können, was Ihnen fehlt und was wir leisten können. Je schwieriger, komplexer und strategischer das Vergabeverfahren, desto interessanter ist es für uns.