Der wettbewerbliche Dialog,

mehr als nur eine weitere Vergabeart

Der 2005 eingeführte wettbewerbliche Dialog ist mehr als einfach nur eine weitere Vergabeart. Der wesentliche Unterschied zu den meisten der anderen Vergabearten ist der weitgehende Verzicht auf ein abschließend definiertes Leistungsverzeichnis.

Leistungsverzeichnisse sind nach unserer Erfahrung die Achilles-Ferse der meisten Vergabeverfahren. Nicht nur, dass die Erstellung technisches Know-How über das zu beschaffende Produkt bzw. die Leistung erfordert, die Erstellung ist auch sehr zeitaufwändig und die Ergebnisse nicht selten fehlerbehaftet. Ein Vergabeverfahren ohne Leistungsverzeichnis scheint daher auf den ersten Blick sehr attraktiv, führt aber in Konsequenz dazu, dass die Bieter Angebote mit unterschiedlichen Lösungen anbieten können. Wie kann man diese vergleichen? Wie ermittelt man das wirtschaftlichste Angebot?

Um einen wettbewerblichen Dialog zu planen und durchzuführen, muss man von einem gänzlich anderen Denkansatz ausgehen. Wir beschreiben nicht mehr das Produkt in einem Leistungsverzeichnis, sondern konzentrieren uns auf die strategischen und operativen Ziele des Projekts. Dies ist vergleichbar mit einem Navi oder Routenplaner. Dort beschreiben wir auch nicht den Weg sondern geben unseren Start-Punkt an, nennen unser Ziel und definieren Rahmenbedingungen (z.B. kürzeste, schnellste oder ökologischtes Strecke, Wahl des Verkehrsmittels, Vermeidung bestimmter Routen etc.). Der Routenplaner schlägt uns dann verschiedene Möglichkeiten vor und macht Angaben zu Entfernung, Zeit und Kosten.

2 Sichtweisen

Genau so funktioniert auch der wettbewerbliche Dialog. Das bedeutet aber auch, das ein Dialogverfahren ohne Definition der Ziele und ohne Nennung von Rahmenbedingungen erfolglos bleibt, denn die Zieldefinitionen sind Voraussetzung für die Entwicklung der Zuschlagskriterien.

Der Vergleich mit dem Navi ist zwar nicht falsch, aber ganz so trivial und einfach ist ein wettbewerblicher Dialog nicht. Neben den Zieldefinitionen muss auch gesehen werden, dass aus einem wettbewerblichen Dialog in der Regel mittel- und langfristige Verträge mit einer Laufzeit von 7, 10 oder mehr Jahren entstehen. Verträge mit solch langen Laufzeiten müssen nicht nur wirtschaftlich sauber kalkuliert werden, sondern auch vertragsrechlich eine gewisse Flexibilität aufweisen, um auf Änderungen während der Vertragslaufzeit agil reagieren zu können.

Alles in Allem handelt es sich beim wettbewerblichen Dialog um weit mehr als nur eine Vergabeart. Er sollte als ein (langfristiges) Projekt verstanden und in ein solches eingebettet sein. Für die Durchführung eines wettbewerblichen Dialogs bedarf es etwas mehr als Kenntnisse im Vergaberecht

Wir haben in den letzten Jahren zahlreiche Vergabeverfahren für öffentliche Auftraggeber projektiert und begleitet. Dabei hat sich immer wieder bestätigt, dass der wettbewerbliche Dialog zwar eine anspruchsvolle Vergabeart ist, aber diejenige, welche bei komplexen Herausforderungen die besten Ergebnisse liefert. Und das in deutlich kürzerer Zeit als bei klassischen Vergabeverfahren mit Leistungsverzeichnissen. Ergänzend sei bemerkt, dass es beim wettbewerblichen Dialog, wenn er richtig durchgeführt wird, nicht zur Bieterklagen kommt und somit der Zeitplan eingehalten werden kann.

Strategische Themen, mit denen wir uns im Rahmen von wettbewerblichen Dialogen beschäftigt haben ware beispielsweise: