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dynamische Beschaffungssysteme

Geschwindigkeit im Einkauf ist keine Hexerei

dynamische Beschaffungssysteme

Dynamische Beschaffungssysteme (DBS) sind die kostengünstigste und schnellste Möglichkeit um eine große Menge an Bestellungen von sogenannten C-Artikeln umzusetzen.

Mit Ihnen können innerhalb kürzester Zeit eine große Zahl an Aufträgen rechtssicher erteilt und die Prozesskosten je Bestellung um ein vielfahces niedriger als bei klassischen Vergabeverfahren gehalten werden.

Vergleichbare Werkzeuge sind im professionellen Einkaufs in der freien Wirtschaft seit Jahrzehnten Standard.

Sie möchten Ihre Vergabestelle schneller, professioneller und effizienter gestalten?

Erfahren Sie

  • was gemeint ist, wenn professionelle Einkaufsabteilungen von ABC-Analysen sprechen
  • wie Sie mit dynamischen Beschaffungssystem hre Vergabestelle schneller, professioneller und effizienter gestalten machen
  • was die Unterschiede zu Rahmenvereinbarungen und Direktaufträgen sind und
  • wie Sie die Einführung von DBS planen, was zu berücksichtigen ist, welche Software-Werkzeuge vorhanden und geeignet sind und was sie selber an Eigenleistung beisteuern müssen.

Dynamische Beschaffungssysteme (DBS)

Der Gesetzgeber verfolgte mit der Einführung des wettbewerblichen Dialogs unter anderem folgende Ziele:

  1. Weitgehender Verzicht auf ein abschließend definiertes Leistungsverzeichnis. Stattdessen Fokussierung auf Bedürfnisse und Ziele.
  2. Der wettbewerbliche Dialog kann auch zur Klärung von rechtlichen oder finanziellen Bedingungen geführt werden.
  3. Mit Blick auf ÖPP-Projekte bestehen keine Vorgaben hinsichtlich der maximalen Laufzeit der abzuschließenden Verträge.

Praxiserfahrung die zählt

Michael Proch

Geschäftsführer der monatele GmbH
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Prozesskosten und ABC-Analysen

  • Weniger Aufwand in der Planungsphase, da auf die Erstellung detaillierte Leistungsbeschreibungen verzichtet werden kann. Erstellung technischer Leistungsverzeichnisse durch externe Planungsbüros ist nicht notwendig.
  • Stattdessen Konzentration auf strategische und operative Ziele und Fokussierung auf die bestmögliche Problemlösung.
  • Betrachtung, Diskussion und Bewertung unterschiedlicher Konzepte und Lösungswege sind möglich.
  • Komplexe Projekte sind möglich, auch wenn zu Beginn noch nicht alle Details definiert wurden.
  • Der wettbewerbliche Dialog ist das schnellste Vergabeverfahren für strategische Projekte. Praxisbeispiel: Zeitaufwand für den Bau eines interkommunalen Rechenzentrums von der Projektidee bis zum Zuschlag = 9 Monate
  • Es sind längere Laufzeiten als die üblichen 4 Jahre möglich.
  • Vergaberechtliche Konflikte mit Bietern kommen in der Praxis so gut wie nie vor.

Vorteile für Bieter

  • Keine Bindung an ein Leistungsverzeichnis als enges Korsett, dass die Möglichkeiten einschnürt und die Vorstellung eigener, besserer Konzepte verhindert.
  • Durch die Dialoggespräche erhält der Bieter ein sehr präzises Bild von den Bedürfnissen und Vorstellungen des Auftraggebers.
  • Alle Fragen können offen miteinander diskutiert werden.
  • In den Dialoggesprächen ist es möglich dem Auftraggeber zwei oder mehr Lösungsansätze für ein Problem zu präsentieren und gemeinsam zu vergleichen. Dabei kann ausgelotet werden, welcher Lösungsansatz beim Auftraggeber besser ankommt und in das spätere Angebot einfließen sollte.

Vorteile für beide Seiten

  • Die Finanzierung von Projekten kann zum Bestandteil des wettbewerblichen Dialogs gemacht werden. Damit können größere Projekte auch dann realisiert werden, wenn dem Auftraggeber Finanzmittel in ausreichender Höhe in seinem Investitionshaushalt nicht zur Verfügung stehen.
  • Im Geiste von ÖPP-Projekten kann im Dialogverfahren erörtert werden, wer was am besten kann, um das für beide Seiten beste technische und wirtschaftliche Ergebnis zu erzielen. So können unnötige Kostentreiber, überzogene Forderungen und mögliche Risiken bereits im Vorfeld diskutiert und verhindert werden.

Herausforderungen

Auch wenn sich der Verzicht auf die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses reizvoll anhört, so sollte man sich bewusst sein, dass es Faktoren gibt, die über den Erfolg eines Dialogverfahrens entscheiden. Zu den Mindestanforderungen zählen nach unseren Erfahrungen:

  1. Eine klare Definition der strategischen und operativen Ziele durch den Auftraggeber ist notwendig.
  2. Zuschlags- und Wertungskriterien sind zwingend aus den Zielsetzungen zu entwickeln.
  3. Die verfügbaren Finanzmittel über den gesamten Vertragszeitraum müssen definiert sein.
  4. Der wettbewerbliche Dialog ist weit mehr als nur ein Vergabeverfahren.
    Es ist ein Projekt und sollte auch so gemanagt werden.
    Wenn ein Auftraggeber dies noch nie gemacht hat, ist Unterstützung durch Berater mit Erfahrung sehr empfehlenswert.