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der wettbewerbliche Dialog

weit mehr als nur eine weitere Vergabeart

10 Jahre wettbewerblicher Dialog

Klassische Ausschreibungen erfordern die Erstellung einer Leistungsbeschreibung, die so eindeutig und erschöpfend ist, dass alle Unternehmen vergleichbare Angebote erstellen.

Genau darin liegt aber auch ein Problem, denn die Erstellung erfordert hohes und aktuelles technisches Wissen über das Produkt bzw. die Leistung. Auch ist die Erstellung sehr zeitaufwändig und die Ergebnisse nicht selten fehlerbehaftet.

Am 1.9.2005 wurde das Gesetz zur Beschleunigung der Umsetzung von Öffentlich Privaten Partnerschaften (ÖPP-Projekte) im Bundestag beschlossen. Hierzu wurde der wettbewerbliche Dialog als neue Vergabeart in Deutschland eingeführt.

Der wettbewerbliche Dialog wurde als ein Verfahren zur Vergabe komplexer Aufträge definiert, welches zulässig ist, wenn der öffentliche Auftraggeber objektiv nicht in der Lage ist die technischen Mittel, mit denen die Bedürfnisse und Ziele erfüllt werden können und/oder die rechtlichen oder finanziellen Bedingungen des Vorhabens anzugeben.

Praxiserfahrung die zählt

Michael Proch

Geschäftsführer der monatele GmbH
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Der wettbewerbliche Dialog ist weit mehr als nur eine weitere Vergabeart

Der Gesetzgeber verfolgte mit der Einführung des wettbewerblichen Dialogs unter anderem folgende Ziele:

  1. Weitgehender Verzicht auf ein abschließend definiertes Leistungsverzeichnis. Stattdessen Fokussierung auf Bedürfnisse und Ziele.
  2. Der wettbewerbliche Dialog kann auch zur Klärung von rechtlichen oder finanziellen Bedingungen geführt werden.
  3. Mit Blick auf ÖPP-Projekte bestehen keine Vorgaben hinsichtlich der maximalen Laufzeit der abzuschließenden Verträge.

Vorteile für öffentliche Auftraggeber

  • Weniger Aufwand in der Planungsphase, da auf die Erstellung detaillierte Leistungsbeschreibungen verzichtet werden kann. Erstellung technischer Leistungsverzeichnisse durch externe Planungsbüros ist nicht notwendig.
  • Stattdessen Konzentration auf strategische und operative Ziele und Fokussierung auf die bestmögliche Problemlösung.
  • Betrachtung, Diskussion und Bewertung unterschiedlicher Konzepte und Lösungswege sind möglich.
  • Komplexe Projekte sind möglich, auch wenn zu Beginn noch nicht alle Details definiert wurden.
  • Der wettbewerbliche Dialog ist das schnellste Vergabeverfahren für strategische Projekte. Praxisbeispiel: Zeitaufwand für den Bau eines interkommunalen Rechenzentrums von der Projektidee bis zum Zuschlag = 9 Monate
  • Es sind längere Laufzeiten als die üblichen 4 Jahre möglich.
  • Vergaberechtliche Konflikte mit Bietern kommen in der Praxis so gut wie nie vor.

Vorteile für Bieter

  • Keine Bindung an ein Leistungsverzeichnis als enges Korsett, dass die Möglichkeiten einschnürt und die Vorstellung eigener, besserer Konzepte verhindert.
  • Durch die Dialoggespräche erhält der Bieter ein sehr präzises Bild von den Bedürfnissen und Vorstellungen des Auftraggebers.
  • Alle Fragen können offen miteinander diskutiert werden.
  • In den Dialoggesprächen ist es möglich dem Auftraggeber zwei oder mehr Lösungsansätze für ein Problem zu präsentieren und gemeinsam zu vergleichen. Dabei kann ausgelotet werden, welcher Lösungsansatz beim Auftraggeber besser ankommt und in das spätere Angebot einfließen sollte.

Vorteile für beide Seiten

  • Die Finanzierung von Projekten kann zum Bestandteil des wettbewerblichen Dialogs gemacht werden. Damit können größere Projekte auch dann realisiert werden, wenn dem Auftraggeber Finanzmittel in ausreichender Höhe in seinem Investitionshaushalt nicht zur Verfügung stehen.
  • Im Geiste von ÖPP-Projekten kann im Dialogverfahren erörtert werden, wer was am besten kann, um das für beide Seiten beste technische und wirtschaftliche Ergebnis zu erzielen. So können unnötige Kostentreiber, überzogene Forderungen und mögliche Risiken bereits im Vorfeld diskutiert und verhindert werden.

Herausforderungen

Auch wenn sich der Verzicht auf die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses reizvoll anhört, so sollte man sich bewusst sein, dass es Faktoren gibt, die über den Erfolg eines Dialogverfahrens entscheiden. Zu den Mindestanforderungen zählen nach unseren Erfahrungen:

  1. Eine klare Definition der strategischen und operativen Ziele durch den Auftraggeber ist notwendig.
  2. Zuschlags- und Wertungskriterien sind zwingend aus den Zielsetzungen zu entwickeln.
  3. Die verfügbaren Finanzmittel über den gesamten Vertragszeitraum müssen definiert sein.
  4. Der wettbewerbliche Dialog ist weit mehr als nur ein Vergabeverfahren.
    Es ist ein Projekt und sollte auch so gemanagt werden.
    Wenn ein Auftraggeber dies noch nie gemacht hat, ist Unterstützung durch Berater mit Erfahrung sehr empfehlenswert.