Eines Tages kam meine Tochter zu mir und fragte, ob sie Wüstenrennmäuse haben dürfe. Ich stimmte mit dem Vorbehalt zu, dass wir uns vorher schlau machen müssten. Also gingen wir in eine Buchhandlung und fragten die Verkäuferin „Haben Sie ein Buch über Aufzucht und Pflege von Wüstenrennmäusen?“ Die nette Dame antwortete „Oh ja, mehrere“ und zeigte uns ein Regal, in welchem sich 5 Bücher mit dem Thema beschäftigten.
In diesem Moment kam mir ein Gedanke und ich fragte die Verkäuferin: „Haben Sie auch ein Buch darüber, wie ich als Bieter bei öffentlichen Ausschreibungen erfolgreich bin?“ Ihr erstaunter Blick verriet mir vorab die Antwort: „Nein, sowas gibt es nicht“.
Das war die Geburtsstunde einer Geschäftsidee welche zum ersten Seminar „Ausschreibungen gewinnen“ und am 6. Juni 2006 zur Gründung der monatele GmbH führte.
Es ist schon manchmal interessant zu erfahren, wie Unternehmen entstanden. Wussten Sie z.B. dass ein Programmierer, der im Stadtteil Bay Area in San Francisco wohnte eine Freundin hatte, die PEZ-Figuren sammelte. Damit sie diese mit anderen Sammlern tauschen konnte programmierte er eine eine Tauschplattform im Web, welche er den Namen e-bay gab.
Möchten Sie wissen, was hinter dem Namen monatele steckt, wie das Unternehmen entstand, wer wir sind und was wir machen? Dann ist dieser Artikel sicher interessant.
Teil 1
Universität Konstanz
Nach dem Studium an der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung in Kehl begann Michael Proch als Einkäufer an der Universität Konstanz und wurde wenige Jahre später Leiter der zentralen Beschaffungsabteilung. Mit seinem Team von 6 Einkäufern wurden jährlich 14.000 Aufträge mit einem Gesamtwert von 45 Mio. Euro vergeben.
Die Herausforderung bestand nicht nur in dem Mengenvolumen, sondern auch in der Tatsache, dass Wissenschaft nur bedingt planbar ist. Bedingt durch die Forschung entstehen kurzfristige Bedarfe, welche schnellstmöglich befriedigt werden müssen. Ein Universitätsprofessor hat kein Verständnis dafür, wenn er monatelang auf sein Material warten muss. Da jeder Wissenschaftler aber nur über begrenzte Forschungsgelder verfügte wurde, insbesondere bei Ausschreibungen teurer Großgeräte erwartet, dass sowohl beste Qualität als auch gute Preise erzielt werden.
Diese Aufgabe wurde im Wesentlichen durch die beiden folgenden Maßnahmen gelöst:
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Radikale Optimierung der Einkaufs-Prozesse beim Massengeschäft (C-Artikel). Zielsetzung war, vom Eingang einer Bedarfsmeldung dürfen maximal 7 Tage bis zur Erteilung eines Auftrages vergehen.
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Schlanke Vergabeverfahren mit qualitativ hochwertige und verständliche Vergabeunterlagen ohne nötigen Ballast. So wurden beispielsweise die Leistungsverzeichnisse immer fachlich gemeinsam mit dem Anforderer optimiert.
Beispiele weiterer Optimierungs-Maßnahmen:
Bereits 1995, also bevor überhaupt über die Einführung der E-Vergabe diskutiert wurde, hatte die Beschaffungsabteilung der Universität Konstanz eine eigene Webseite, auf welcher die Bieter sämtliche Vergabeunterlagen downloaden konnten.
Im Herbst 2005 wurde der wettbewerbliche Dialog eingeführt. Nur wenige Monate später fand das erste Dialogverfahren erfolgreich an der Universität Konstanz statt.
Vor diesem Hintergrund war Michael sowohl als Trainer in anderen universitären Vergabestellen, als auch als Sprecher auf zahlreichen Veranstaltungen rund um die öffentliche Auftragsvergabe gefragt. So auch auf der Beschaffungskonferenz im September 2007 wo er bei der Eröffnungsveranstaltung aus der Praxis berichten sollte und mit folgendem Eingangsstatement für Erstaunen und Verwunderung sorgte:
„Ein Vergabeprozess, der höhere Prozesskosten verursacht, als er Vorteile bringt, hat keine Daseinsberechtigung“
Teil 2
Michael
Bereits als VOL und VOB die einzigen Regelwerke für die öffentliche Auftragsvergabe waren, taten sich viele Unternehmen mit der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen schwer, da es kaum jemanden gab, der Ihnen den „Dschungel“ an Vergabevorschriften erklärte. Aber auch die Vergabestellen besaßen meist nur über geringes Fachwissen, was man nicht selten dadurch überspielte, dass man von den Bietern Unmengen an Nachweisen forderte und sie wegen jeder Kleinigkeit vom Verfahren ausschloss.
Die Einführung des Bieterrechtschutzes im Januar 1999 war die „Geburtsstunde“ des Vergaberechts. Da es sich erstmals um echte, gerichtlich überprüfbare Normen handelte, war es wenig verwunderlich, dass das vergaberechtliche Regelwerk nicht nur umfangreicher, sondern auch deutlich komplexer wurde.
Das 2-tägige Seminar „Ausschreibungen gewinnen“ war sofort ein großer Erfolg. Die Teilnehmer schätzten vor die Praxiserfahrung und den Bezug zu ihren eigenen Themen. Schon bald wurden Wünsche nach mehr geäußert und das Seminar „professionelle Angebotserstellung“ sowie mehrere Aufbauseminare folgten.
Anfang 2010 wandte sich die Stadt Cottbus an Michael und baten um Unterstützung bei der Vorbereitung und Moderation eines wettbewerblichen Dialogs zur IT-Konsolidierung inklusive Betriebs eines RZ. Das Projekt konnte von der ersten Planung bis zur Abstimmung im Stadtrat innerhalb von 8 Monaten erfolgreich realisiert werden.
Dies führte dazu, dass seither zahlreiche öffentliche Auftraggeber bei komplexen und/oder strategischen Projekten auf den Rat der monatele GmbH zurückgreifen.
Teil 3
Christoph
Christoph Schittny studierte Jura an der Universität Konstanz, welche auch über einen Lehrstuhl für Sinologie (Chinawissenschaft) verfügt. Da China seinerzeit zu einer weltweiten Wirtschaftsmacht heranwuchs, beschloss er zusätzlich zu seiner juristischen Ausbildung Chinesisch zu studieren. Zur Vertiefung der praktischen Sprachkenntnisse war ein längerer Aufenthalt in Taiwan und China geplant. Da die Beschaffungsabteilung der Universität Konstanz eine Stelle als Einkäufer temporär zu besetzen hatten bewarb er sich um die Stelle um seinen China-Aufenthalt zu finanzieren. Die Ausbildung und Zusammenarbeit mit Michael Proch war für ihn so inspirierend, dass dadurch eine enge Freundschaft entstand.
Nach seiner Zeit in China (1999-2000), dem 2. Staatsexamen und einigen Jahren juristischer Tätigkeit zog es Christoph in die freie Wirtschaft, genauer gesagt zurück in den strategischen Einkauf. Neben zahlreichen Leitungsfunktionen bei einigen Pharmakonzernen – darunter 3 Jahre als Leiter des Zentraleinkaufs der Bayer AG in Peking – war er sechs Jahr als Vizepräsident für strategische Partnerschaften des in San Diego ansässigen Wissenschafts-Unternehmens scientist.com tätig.
Nach dem erfolgreichen Börsengang von scientist.com zog er sich aus dem Big-Business zurück und arbeitet seither als Berater in seinem eigenen Unternehmen warp13 sowie bei der monatele GmbH.
Mit seiner mehr als 15-jährigen Erfahrung in der Forschungs- und Gesundheitsindustrie - arbeitet Christoph daran, das Beschaffungswesen und seine Prozesse zu einem global ausgerichteten Ökosystem zu entwickeln. Als Jurist, internationaler Beschaffungsexperte und Innovationscoach ist er davon überzeugt, dass Strategien, Prozesse und Compliance in einer benutzerfreundlichen, effizienten und effektiven digitalen Plattform kombiniert werden können, wodurch die Beschaffung zur leistungsstärksten Geschäftsfunktion wird.
Darüber hinaus betreut Christoph die ausländischen Kunden von monatele, welche sich auf dem EU-Markt um öffentliche Aufträge bewerben.
